【关键词】 公共服务；高校档案馆；信息化建设；对策
【中图分类号】 G717 【文献标识码】 A
【文章编号】 1004—0463（2018）17—0044—02
随着服务型社会建设的提出与实施，公共服务已经成为当今中国各行业发展新的价值走向与重要机遇。高校作为提供公共服务的重要阵地，应该积极投入到建设服务型社会的大潮中去。作为高校的重要部门，高校档案馆更应该发挥其公共服务的功能。随着互联网的发展，高校档案馆信息化建设也得到不断提升，并得到了学界的关注，但是从公共服务视角来研讨高校档案馆信息化建设问题却显得不足。在实践进行中，很多高校从公共服务视角推进档案馆信息化建设探索得不多。因此，从公共服务视角探索高校档案馆信息化的建设问题具有一定的学术意义与实践价值。
一、公共服务与高校档案馆信息化的关系
为社会、广大师生提供良好的公共服务已经成为我国高校发展的坚定选择，这为高校档案馆的信息化建设提供了新的价值走向和发展契机。高校档案馆作为高校的重要部门，其信息化建设能够更好地服务社会与师生。
1.公共服务是高校档案馆信息化发展的必然趋势。高校档案管理工作从传统的纸质化办公到现代的电子化办公，高校档案馆的公共服务方式也逐渐由机械化转为智能化，它从管理方式和服务方式上给高校档案公共服务工作提供了新的思路，有助于更彻底地发挥档案的价值。同时，随着政治、经济、文化的发展，人们对于档案的需求更加丰富多元，高校档案馆的公共服务智能也能进一步拓宽。2016年国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，其中就强调要着力提高档案公共服务能力、加快档案管理信息化进程，其中，加快档案管理信息化的重要内容之一就包含了加快档案信息资源共享服务平台建设、积极探索助力数字经济和社会治理创新的档案信息服务，这些都说明了公共服务是高校档案信息化发展的必然趋势。
2.高校档案信息化是提升公共服务水平的重要途径。“十三五”规划中指出：提高档案公共服务能力要利用现代化技术手段创新服务方式，拓宽服务渠道，建设电子档案等。可以看出，高校档案公共服务水平的提升离不开信息化建设。首先，档案信息化建设能够拓宽公共服务渠道。在完善的信息化服务体系下，公众可以通过网页、APP、微信等多种渠道享受档案服務，突破了时空的限制，极大地丰富了服务场景。其次，档案信息化建设还能够丰富服务方式。传统高校档案馆提供的公共服务较为单一，通常包含档案信息的提供和展示，在信息化服务体系下，能够实现如VR展览、个性化档案推送等各种服务，更好地满足了公众的需求。因此，公共服务水平的提升与高校档案馆信息化建设是相辅相成的，一方面公共服务是高校档案信息化建设的目的之一和发展趋势，而另一方面公共服务水平的提升也离不开高校档案馆信息化建设，二者缺一不可。
二、从公共服务视角审视目前高校档案馆信息化建设存在的问题
高校档案馆作为一所高校提供公共服务的重要部门，其信息化建设应积极为提升学校服务师生、服务社会而努力，但是由于各种原因，高校档案馆信息化建设还存在与社会需求脱节、信息安全遭受威胁、服务意识匮乏等方面不足的地方，影响了其公共服务效能的提升。
1.档案信息化建设与公共服务需求脱节。目前，我国高校在档案信息化建设方面主要注重的还是工作方式和管理方式的信息化，即数字档案建设、线上归档等等，其基础设施和系统软件的搭建也是为了管理工作服务的，在公共服务方面的拓展空间较少，如用户反馈体系、用户数据库体系的搭建都较为薄弱。尽管近年来不少高校档案馆通过信息化建设拓展公共服务智能，但社会知晓率低，档案馆网站的信息量和服务不接地气，公共服务能力难以发挥。目前高校的档案利用服务还较为单一，无法满足公众的档案需求，严重制约了高校档案馆最大限度地发挥档案资源价值。
2.信息安全遭受威胁。档案具有保密性特点，尤其是高校档案馆涉及大量学生个人信息、科研资料等，其重要程度不言而喻，更要注重信息安全问题。信息安全遭受威胁主要从两个方面体现，首先就是信息安全意识的淡薄。从目前我国高校的档案公共服务现状来看，对信息安全问题的重视程度较低。多所高校官网存在泄露学生个人信息的情况，这些高校在公示受助学生信息时，未对其身份证号码、银行卡号等个人信息做出必要处理。针对此情况，教育部已发出通知要求高校对于公式内容中的敏感信息要进行删除，但部分高校官网仍存在泄露个人信息的情况。信息安全意识的淡薄，极易造成公众个人利益的损失，这也一定程度上降低了高校的公信力，不利于高校档案公共服务的开展。其次，高校信息安全防护能力较弱。高校档案馆进行公共服务，势必要将互联网范围进一步扩大，不再仅限于校内网络，这也给高校信息安全防护能力提出了新的要求。在2017年5月，因Windows漏洞而导致的勒索蠕虫病毒在全球范围内爆发，高校成为重灾区，大量毕业生个人信息泄露、科研材料加密。而在公共服务中，高校面向的对象更为广阔，面临的网络状况也更加复杂，如何在复杂的网络环境中保障信息安全，就成为高校档案信息化建设急于解决的问题。
3.缺乏服务意识。高校档案馆的信息化建设要能更好地服务广大师生与社会大众，这也要求档案工作人员必须具备一定的信息化素养。但是目前高校档案馆信息化建设中，档案人员的信息化素养与公共服务的要求存在落差。对于档案工作来说，只要具备一定的计算机操作水平就能够满足，而公共服务作为档案工作的拓展对信息素养要求更高，它不仅要求档案工作人员能够顺畅地处理工作，还要能够支撑起服务体系来，如运用数据分析工具开展个性化档案服务，运用大数据、云计算技术进行档案服务的实时分析等等。
三、适应公共服务发展的要求，提升高校档案馆信息化的建设水平
针对档案馆信息化建设存在的问题，根据公共服务与档案馆信息化建设的相关性，高校应该主动将档案馆信息化建设置于公共服务视角进行构思与发展，从档案馆信息化建设的理念、内容、方式、主体和保障考核等方面注入公共服务的要求，力求档案馆信息化与公共服务互动共赢发展，全面提升档案馆信息化建设的水平。
1.需求导向，增强信息化建设的针对性。高校档案馆信息化建设工作，要以公众需求为导向，以技术为基础搭建完善的技术支撑体系，促进档案公共服务与档案信息化的无障碍链接。首先，要积极引入先进信息技术并推进其与公共服务的融合，在管理方式和工作方式信息化的基础上，探索技术与公共服务融合下的各个公共服务细分领域，如档案个性化服务、档案智能索引等等。其次，要以公共服务为出发点实现档案资源的共享，搭建现代化档案共享平台并进行一体化管理，体现系统优势。最后，在信息化建设时注重服务渠道的拓宽，完善线上和线下档案服务工作的信息同步和融合，进行全渠道的档案服务，微信、微博、移动APP、网页端同步提供服务，根据各渠道的特性制订具体的服务内容和标准，完善整体的档案服务体系。
2.注重信息安全，提升信息安全防护能力。为保证档案的保密性原则，必须建立完善的信息安全保障体系。一是要提升信息安全意识。针对公共服务下可能存在的信息安全威胁进行全面系统的梳理，明确信息化建设中档案管理的责任划分，及时对档案管理人员进行信息安全知识的普及和培训，对于社会上发生的大范围信息安全事件要预先防护，弥补漏洞。二是在软硬件方面做好更新维护工作，及时弥补系统漏洞，定时查杀病毒，对于个人移动存储设备连接档案存储硬件的行为要进行严格的规范，同时还要做好档案备份工作，防止文件丢失。三是要做好硬件的防护工作，地震多发区要注重硬件的抗震性能，南方地区则要做好硬件设备的防潮工作，以防文件损坏、丢失。
3.提升服务意识，创新管理方式。第一，要抓住高校档案馆公共服务的重点，以开发利用档案信息为核心，让档案馆更好地为公众服务。第二，要平衡档案保密性与时效性的关系。一般来说，档案保密性与时间成反比，且保密性随着时间的推进递减。对此，档案管理人员要充分了解到高校档案馆保密的时效性，以此為依据充分发挥其价值，让更多丰富的档案内容为公众所用。第三，要树立竞争意识，充分适应档案管理工作逐渐市场化的趋势，开发更适应人民和社会需求的档案服务。第四，要创新管理方式，高校档案馆管理方式创新，不仅要从技术层面创新，更要从信息化建设的理念上进行融合创新。采取扁平化管理的方式，简化档案收集、归档、查阅、共享的流程，它同时还较好地解决了等级式管理的“层次重叠、冗员多、组织机构运转效率低下”等弊端，加快了信息流的速率，提高了决策效率。
总之，高校档案馆信息化建设是一项系统复杂的长期工程，需要学校、档案部门、广大师生以及社会各界人士的积极协作，更需要从不同视角去探索与实践。高校转型发展下高等教育公共服务的大力开展为其档案馆的信息化建设带来了诸多的新机遇、新思路。目前重要的是，高校应主动适应高等教育公共服务发展的新常态，将公共服务的要求融于档案馆信息化建设的理念、主体、内容、方式和考核保障之中，在提升公共服务水平中不断改革创新档案馆的信息化建设，力求档案馆公共服务能力提升与信息化建设形成一种互动共赢的发展态势。当然，将公共服务与高等教育发展的其他要求一起结合来研究高校档案馆信息化建设应该能够有更多的对策构思，理应成为高校档案馆信息化建设的一个重要研究方向。
编辑：郭裕嘉