【摘要】 充分有效地开展档案工作,无论在总结教育工作经验,掌握教育工作规律方面,还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面,都具有不可估量的作用。本文针对高校档案管理工作中存在的问题,提出了一些建议,以期更好地进行档案管理。
【关键字】 高校 档案管理
学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料,经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的,是学校开展各项工作的见证,是反映学校历史的真实资料。档案工作的根本目的在于利用,在于通过认真收集保存好第一手资料,为学校做好详实的历史记录,积极开发利用档案资源,为学校各项工作提供更加便捷的服务。
一、高校档案管理工作存在的问题
1.从业人员档案知识缺乏。目前,由于历史的原因,从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致,对档案的知识特别是对档案知识了解得不够,缺乏档案专业知识的学习,领导也不是很重视,导致高校档案管理工作停滞不前,阻碍了高校档案事业的发展。
2.档案材料收集欠全面,诚信度不高。档案主要是各院系上报而来,经过的环节多,流程杂,难免失真,而档案管理工作人员也不可能去跟踪调查,因此大多数档案材料的内容都是按照当事人的意志而收集,有个别污点也能轻易抹去,供用人单位参考的价值不大,导致了当今用人单位只看能力,不看档案的现象。
3.缺乏档案保护意识,没有真正发挥档案管理的作用。档案保护是一项非常细致的工作,要定期检查,随时反省,防患于未然,要明确到一个疏忽将会给社会带来甚至是无法换回的损失。而目前高校档案管理工作人员的工作比较被动,存在不按规章制度办事的现象,缺乏档案保护意识。其次,档案管理责任人不明确,责权界限不清,一旦出问题相互推托。第三,对于档案的质量、数量不够重视。
4.学生档案不受重视,管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支,但是,高校往往只重视教学和其它管理的档案工作,对于学生档案工作的重要性没有认识到位,没有将学生档案管理工作提到议事日程,在档案管理二级机构中没有配备专职人员,没有进行必要的检查监督和指导,没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩,没有进行有关的制度建设,学生档案管理工作缺乏领导重视,管理体制明显不完善等。从而导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化的道路,同时也造成了学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。
二、提高高校档案管理水平的对策建议
1.提高档案管理人员的现代化管理素质。档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案员,真正树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设,一方面要注重档案人员的继续教育,积极组织他们参加档案业务培训,学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能,从而更新知识、提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。另一方面建立档案工作网络,着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,为学校教学、科研和其他工作服务。
2.加强档案管理意识,转变思想观念。学校领导要高度重视档案工作,把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程,深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。要结合实际,通过学习与广泛宣传,使教职工能增强档案意识,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作。由于长期受档案神秘的影响,大家对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑,重存、重保、轻用,从而制约了学校档案服务功能有效发挥,学校有关方面和档案工作人员在这方面一定要解放思想、更新观念、与时俱进,充分认识新形势对档案工作的新要求,积极探索档案开发利用的新思路、新方法,主动树立服务意识,主动开发服务功能,努力为学校科学决策服务,为广大师生员工服务,为社会各界服务。
3.建立完善的档案管理工作制度,使档案工作逐步实现规范化。管理的有力措施和可靠保证。我校按照《江苏省档案工作等级评定试行办法暂行规定》的要求,建立健全档案工作管理体制,完善档案工作各项制度。制定了《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》此外还编制了档案分类方案和保管理期限表,使学校的档案工作有章可循,保证了档案质量。我们把档案工作纳入科室工作目标管理责任制的检查考核中,强调各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐资料考评表的要求,结合年终考核与个人年终奖金挂钩外,还要作为年终评优选先的依据。这样促使各科室人员都重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学校档案工作保质保量限期完成。
4.改革档案管理方式。一是要着眼发挥服务功能,对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理,使之规范化、制度化。二要利用现代信息技术,提升管理水平,依托学校信息化建设,有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术,提高档案信息服务水平或效率,着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。三要及时收集资料信息,适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂,头绪多,尤其是行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同,教学部门量大面宽,学术交流和专家教授讲课的偶然性等,都要求档案部门必须加强平时收集工作。
5.重视档案服务功能,有效地开发利用
强化学校档案室的服务功能,努力开发其教育功能,使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具,汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料,利用多媒体辅助档案管理,使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化,不断增强档案室的综合服务功能,让档案信息资源更好地为教育教学服务。
综上所述,档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。高校要提高自身的核心竞争力,不可忽略档案资料的辅助作用。作为一名档案管理工作人员,应本着对过去、现在和将来负责任的态度,做好自己的本职工作。同时应不断探索,寻求解决不断出现的新问题的有效途径。