摘 要：在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“以信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求， 档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。
关键词：档案；信息建设
经过几年的工作实践及学习，我对档案信息化建设中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。
1 为何要信息化
（一）信息社会化、社会信息化的必然要求
1、信息成为比物质、能量更为重要的战略资源；
2、信息资源共享、信息资源优化配置和信息一体化管理的需要；
3、信息产业、信息市场和信息基础设施的飞速发展；
4、文献、图书、情报系统已经基本完成了信息化和网络建设，信息中心的广泛建立。
（二）计算机及其网络技术的普及与提高。以计算机和网络为核心的办公平台（OA）、管理平台（MIS）、科研设计平台（CAD、CAM）、教育平台（CAI）、商务平台（EC）、地理信息平台（GIS、GPS）等已经全面地改变了人们的工作方式和档案的生成方式。
（三）电子政务（EG）、政府上网工程的全面实施，档案部门作为政府工作的重要环节和政务信息的发布者之一必须与之配套和协调。
（四）档案利用者对档案信息的利用需求，无论内容还是方法等途径都发生深刻的变化。
（五）文件、档案的形式、特征、类型及管理环境要求档案工作必须变革其工作模式与方法。
（六）已经实施的部分档案信息化进程必须得到应有的规范。
2 什么是信息化
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体保管与利用为重点，向以档案数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。
（一）档案信息化的核心
1、有规划、有组织、有标准的行为：国家档案行政管理部门统一规划和组织档案信息化的框架与进程；国家和各级档案事业管理机关制定国家和地方的档案信息化标准并负责指导、监督；机关、企事业单位分别制定符合国家和主管机关标准的单位内部的档案信息化规范和实施细则。
2、有特定的技术、流程与特征的行为，以全面运用计算机和网络技术，实现对档案信息的采集与管理、组织与处理、 存储与备份、传输与发布、检索与利用、分析与恢复，以非线性、数字化、多媒体、网络化、标准化为主要特征。
3、有目标的行为，主要表现在：档案数字化的规模；档案信息收集、发布与利用网络化的程度与范围；实现档案信息的优化配置、资源共享、科学管理，提升国家对数字化信息资源的国家控制力。
（二）信息化内容包括以下方面：
1、硬件建设与软件开发；
2、立法管理与标准规范的制定；
3、档案信息的数字化；
4、档案发布与利用的网络化；
6、实现档案各项业务工作的标准化；
7、实现档案工作者的观念更新、知识更新，全面掌握现代化信息管理与处理技能；
8、实现档案信息与其他信息资源的高度综合组织与共享；
9、构建全新的档案管理模式；
10、组织与实施数字档案馆战略。
3 怎样信息化
档案信息化是一个完整的系统化工程， 信息化建设包括了：基础设施（即网络）；计算机的硬件与软件；档案信息资源；档案管理机关和档案专业技术人员；档案信息化建设的标准与规范等。
1、基础设施包括：内部网（局域网）、外部网（广域网）和互联网。网络建设是档案信息化建设的基础和条件。基础设施的建设决定着档案信息化的范围、模式与信息化的总体质量与效果。
2、计算机的硬件与软件，包括硬件、操作系统与应用系统（如档案 管理软件、电子文件管理软件等），档案信息化质量的高低、档案信息资源的建设水平、档案（电子文件）信息管理模式很大程度上与计算机软硬件的质量状况与性能有着极大的关系。
3、档案信息资源：
档案信息资源既是国民经济和社会发展的战略资源，又是档案信息化建设的核心。目前档案信息资源主要有两种形式，一是传统的档案信息资源，既纸质档案和传统的模拟型档案（感光照片和音像磁带），二是（计算机及其网络环境下 产生的、模数转换系统数字化转换的）电子文件（或数字文件）。 因此，档案信息资源建设就有两条道路，一是组织和管理好原生的电子文件， 二是将传统的纸质档案和模拟型档案进行数字化转换。
4、档案管理机关和档案专业技术人员，即档案干部和档案人才队伍建设这是档案信息化建设的组织者、管理者和工作者，是档案信息化建设持续发展的人才保障。
5、档案信息化建设的标准与规范。
标准与规范的制订与实施是档案信息化快速、有序、健康发展的保障，要从规划、管理、法制、技术等方面进行规范与协调，逐步制定、试点与完善。
（一）管理性标准规范，是国家档案行政管理部门统一制定并推广实施的对电子文件/档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等。如：《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等。
（二）业务性标准规范，是对电子文件/档案业务处理的规范，其范围包含电子文件/档案的术语标准及管理规范。如：《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，《电子文件归档及管理规范》等。
（三）技术标准规范，包括电子文件/档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。如《信息交换用七位编码字符集》等。
此外，还应建立健全档案管理与专业技术人员的职业资格标准，推行档案从业人员职业资格认证制度，岗位培训制度，继续教育制度，编写 教材。
4 档案信息化建设的原则
（一）以国家信息化建设为框架
档案信息化建设是国家信息化建设的一部分，要以国家信息化建设为基本 框架和指导方针，同步进行，协调发展。
（二）文档一体化管理原则
文档一体化管理便于实现超前控制，便于档案（电子文件）管理系统与专业系统（OA、CAD、CAM、CAT、CAI、GPS、GIS）之间的文件与数据的互换，能减少工作流程，便于文件的归档，确保档案（电子文件）的质量，便于实现信息资源的优化配置和高度共享，降低人、财、物的消耗。
（三）纸质文档与电子文件双轨并存原则
由于法律上和技术上的原因，在相当长的时期之内，具有重要保存价值的电子文件必须转化成纸质文件进行归档，实行纸质文件和电子文件归档双轨制。
（四）确保网络安全的原则
档案信息大量涉及到国家、机关、团体、企事业单位和个人的利益与权益，所以档案信息化网络必须有安全保证。因此，做到以下三个方面尤其重要：一是，档案信息化系统必须有与互联网等公共信息网实行物理隔离的措施。二是，涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上，更不能存储在公共信息网的网络存储器上。三是，档案信息网络一定要有防火墙、身份验证等控制技术与制度。
（五）科学先进、求实适用、逐步实施的原则
档案信息化建设是一项高投入的系统工程，是一项长期而艰巨的任务。既要坚持科学性、先进性、前瞻性，又要兼顾适用性。因此，档案信息化建设要从我国的国情出发，要考虑到本单位的财力与技术基础，量力而行，分步实施。档案信息化建设是一个长期的过程，不可能一蹦而就，只能逐步建设，持续发展。既要能够独立开发，也要会合作与引进，对于能为我所用的技术方法，不必追求自己开发，可以采取合作或引进方式，避免走弯路和重复建设。