水利档案是指水利系统各单位，在从事水利工作及相关活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的不同形式的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。水利档案既是工程建设过程的真实记录，又是竣工运行以后工程检修、维护和管理的重要依据。笔者认为，做好水利档案工作，需要从以下几个方面着手：
一、充分认识做好水利工程档案管理工作的重要意义
1.水利工程档案是水利工程建设过程的真实记录。完整详尽的工程档案可以反映出工程建设项目从立项到竣工、从材料到成型、从决策到实施的全过程，是了解、研究一项工程来龙去脉的最权威资料，是工程建设活动的真实记录。如果只有工程实物而没有工程档案，若干年后，我们将无从知晓工程的基本情况，就不能对工程建设的各阶段的正确性、科学性作出客观准确判断。
2.水利工程档案是水利工程建设质量终身责任制的重要凭证。国家规定水利工程建设质量实行终身负责制。建立规范的工程档案，是促使当事人履行责任的重要凭证。真实的、完整的档案记录，使相关建设责任考有所据，能够促使参建单位和相关责任人进一步强化“责任、质量、安全”三个意识，努力建设高质量的精品工程。
3.水利工程档案是水利工程运行维护的重要依据。详实的档案信息是水利工程高度指标核定和调整的依据，有了这一依据，就可以对水利工程关键部位、关键单元、关键设施及管网的检修维护提供重要查考，如果没有这个基础，紧急情况下就会“盲人摸象”，无从查考，甚至危及到水利设施安全或人身安全，直接影响防洪抗灾大局。
4.水利工程档案合格是水利工程竣工验收的必备前提。所有水利工程项目必须发行档案验收手续。凡档案内容与质量不达标的，不得通过档案验收；未档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程竣工验收。我们要把工程档案管理作为水利工程建设的重要组成部分，严格实行同步管理，抓紧做好工程档案验收的准备工作。
二、加强水利档案工作的组织建设和人才队伍建设
长期以来，很多水利管理单位对档案工作缺乏应有的重视，没有意识到做好档案管理工作对单位发展的作用和影响。水利管理单位应当加强组织领导，健全机制，要明确单位“一把手”是档案管理工作的第一责任人，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，在各业务部门指定专业技术人员担任兼职档案员，一级抓一级，层层抓落实，建立有效的档案管理组织网络。做好水利档案管理工作，必须提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员除认真学习档案专业知识外，还要学习工程建设、水利管理等方面的专业技术知识，认真学习领会各主管部门制定的关于水利工程的标准规范。同时，随着办公管理的现代化，档案管理人员还应掌握必要的计算机操作技能，能够运用计算机管理水利档案，更好地为水利工程建设管理项目服务。
三、加强水利档案基础建设，全面提高水利档案管理水平
1.加强水利档案工作的基础设施投入。落实档案管理工作，不仅要有思想上的重视，也要有物质上的保障，即资金支持。要不断完善基础设施建设，保障档案资源存放科学，安全、有序。首先要设置专门的档案存放场所，即建立档案室，使档案资源有地方放置，使档案资源安全保管，减少档案丢失、损毁的风险。其次要有必要的档案管理现代化的设备，随着计算机在各个领域的广泛应用，档案管理也应顺应潮流，利用软件达到高效管理工作。因此还应增加计算机、扫描仪等电子设备。通过操作档案专用软件，档案人员可方便的进行计算机检索、录入、统计等工作，提高了档案工作的效率，实现了档案的现代化管理与利用。 再次要落实好档案工作“十防”要求，配备必要的档案专用柜、空调、除湿机等，使档案处于恒温、恒湿、防光、防水、防火、防盗的环境。
2.加强水利档案业务基础工作。纵观档案管理工作，一般我们将其划为8个环节，即档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计。水利档案作为档案信息资源的组成部分，水利档案工作也无外乎这8个工作环节。这些环节，都贯彻着社会需要和提供利用工作的要求；同时，前面诸环节又都直接影响着提供利用。对档案管理的基础工作做得不到位，如，收集不全面，造成很多有价值的材料没能进入到档案室保管而造成遗失；档案价值鉴定不到位，使得很多没有保存价值的材料进入了档案室，增加了库房压力，加大了工作人员的工作量，到了保管期限可以销毁的材料，由于种种原因，不销毁，也使得保管矛盾越来越突出，等等。档案管理的基础环节工作薄弱是影响档案管理工作质量的一个重要因素。只有不断加强水利档案工作的8个环节的业务工作，才能保障水利档案管理工作有序、健康、快速发展。
3.制订和完善水利档案管理的规章制度。俗话说“没有规矩不成方圆”。规章制度和工作流程是一个单位工作顺利开展的依据。我们做任何事、任何工作都要遵循一定的道德规范或规章制度，然而目前部分水利管理单位档案管理制度还不健全，甚至漏洞百出，缺乏相应的权力制约机制。也有的单位规章制度不少，看起来也很全面，但是缺乏足够的执行力，再好的规章制度，没有了严格的执行力，也就成了一句空话。建立健全水利档案管理工作的各项规章制度，并根据需要，及时修订已过时或不太适应的有关规定和办法，要建立全面完善的收集制度、保管利用制度，明确档案保管期限的划分和归档制度。同时要建立清楚明析的档案借阅、登记、统计制度，详细记录档案的使用情况，及时查找遗失缺漏。
四、重视并加强水利档案“三个体系”建设
“三个体系”建设，即档案资源体系、利用体系和安全体系建设，是国家档案局当前和今后指导档案工作的主要内容和努力方向。这是档案工作在新时期贴近民生、走向民生，贯彻“以人为本、服务先行、安全第一”的三大战略思考，也是我国档案工作理论体系的创新。
1.加强水利档案资源体系建设。水利档案资源体系存在的主要问题是档案室藏总量不足、结构不合理、档案布局不合理。大量档案分散保存在各业务部门和个人手中，使档案资源分散保存的趋势越来越明显。一是要树立“大档案”意识，面向全社会、各业务部门做好水利档案接收、收集或征集工作，加大接收征集力度，使水利档案资源由过去分散管理转变为集中管理。二是要对本机构保管的档案作全面清理，做到心中有数。一些档案保管机构，还存在这样的问题：即有些档案自收集进来后一值堆放，没有清理。甚至有接收了数十年的档案仍原封不动躺在麻袋里，不知何时得见天日。这些被称作“档案”物品还没有成为档案资源，因为保管者没有对其进行鉴定整理工作，不了解其内容，不知道其价值，也就无法使其各就各位，无法助其发挥作用。三是优化室藏结构，逐步实现资源共建共享。对室藏档案要及时地進行档案价值鉴定，对于到期应销毁的档案及时按照规定销毁，加强同其它单位纵向和横向的联系，实现资源的共建共享，减少重复资源的建设，使综合档案室成为一个相对门类齐全、室藏丰富的档案聚集地，能全面、客观地反映本地区的水利方面的全貌，真正建立起覆盖人民群众的水利档案资源体系，促进档案事业与其他各项事业协调发展。
2.加强水利档案利用体系建设。要围绕档案利用典型案例策划宣传活动，要不断拓展档案宣传的范围与形式，通过多种途径发布信息。依托档案信息网站，将经过鉴定可以面向社会公开的馆藏档案、现行文件或文件级目录及时公开，让广大群众足不出村、足不出户，就可以查阅到与自己工作生活息息相关的政策性、规定性文件。针对不同层面的人群进行宣传，有效地扩大宣传的受众面，以不断提高全社会对档案工作的认识，尤其是增强广大机关企事业单位工作人员、私营企业主等人员的档案意识。同时，要教会广大人民群众懂得关心自己的档案、使用自己的档案。加强水利档案利用（下转第270页）（上接第256页）体系建设，档案工作人员还应深度挖掘档案中蕴藏的宝贵内容，主动编研开发，转变提供利用的方式，利用新媒体、新技术，主动推送档案开发信息。
3.加强水利档案安全体系建设。档案安全体系建设包含三个层面：一是确保档案实体的安全，不损毁，不丢失；二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。
档案部门要认真贯彻落实国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》的有关精神，本着有效预防、及时处理的原则，结合单位档案室安全工作情况实际，制定本部门《档案突发事件应急处置预案》，确保档案资源的安全。
档案部门重视日常安全检查，坚持每日对库房安全进行检查，坚持重大节日对档案库房安全防范措施进行全面检查。通过安全检查，对危及档案安全的隐患早发现、早排除，把一切不利于档案安全的因素消除在萌芽状态，确保档案保管环境安全，只有环境安全了，档案的安全才有保障。
档案部门要认真做好保管、保密工作，对档案进行规范化管理，明确责任分工和考核标准，保持良好的利用秩序，切实加强利用过程的档案安全管理。
档案部门还要重视电子信息安全。要不断完善档案信息系统安全管理制度，设立档案信息系统的防火墙，加强对档案数字化加工环节的监控和管理，并采取重要文件异地备份保存制度。
五、加强水利档案信息化建设，为水利事业的发展提供服务
水利档案信息系统是水利工作的重要基础，是水利现代化的重要体现。无论防汛抗旱、水资源配置、水环境管理，还是水利信息采集和发布、水利行政资源管理等，都离不开水利档案信息系统的支持。要克服轻视水利档案信息系统建设的思想，健全组织机构，加强组织领导，筹集建设资金，培训水利档案管理人才，营造水利档案信息系统保障环境，全面建设防汛抗旱指挥决策支持系统、水土保持监测与管理信息系统、水资源管理决策支持信息系统、水文水质监测与评价信息系统、水利行政资源管理系统、水利网站等，基本形成水利档案信息系统综合体系，为水利工作自身和社会公众提供水利档案信息服务。
六、结语
水利档案是水利部门对水资源规划、水利建设、水利管理工作的依据，是水利部门进行水利建设的真实记录。建立完整、准确、系统的水利档案，充分利用水利档案，做好水利档案工作，发展水利档案事业，对加快社会的水利建设、提高各地区的经济效益和社会效益都有重要的现实意义和深远的历史意义。
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