摘 要：随着社会经济的快速发展，文书档案工作的重要性也逐渐凸显出来。在管理文书档案期间需要满足社会发展，并且优化和创新具体的管理方式。数字化时代的到来为文书档案管理工作提出了新的要求，该项技术的应用可以确保档案资料检索便捷性，从根本上提升文书档案利用价值。此次研究主要是探讨分析建立文书档案数字化管理模式的必要性，希望能够对相关人员起到参考性价值。
关键词：文书档案；数字化管理模式；应用实践
经济的发展促进了文书档案管理模式的更新换代，在对文书档案中电子文件进行收集整理时需要采用电子化管理方式，但是当前大多数文书档案管理工作都无法实现电子化管理。对于文书档案来说，数字化管理方式主要是借助视频文件、文件扫描以及数字压缩等数字化技术获取图片文件，充分发挥出文字识别技术，并且应用新型存储技术将文件上传到数据库中，这样能够及时检索文书档案，并且利用网络技术能够全面提升文书档案管理质量，实现档案远程传输和网络共享等，实现真正意义上的数字化档案管理系统，提升档案检索率和利用率。
1 文书档案数字化管理模式的必要性
1.1 遵循现代信息交流要求，加强档案利用率
随着现代经济体制的不断发展，也逐渐显现出文书档案管理重要性。各行业领域之间的交流互动逐渐增多，需要全面拓展文书档案信息获取途径。所以需要建立新型数字化管理模式。采用该种管理模式可以使不同部门之间实现信息数据共享。随着信息化技术水平的快速发展，各行业领域都开始应用此项技术开展生产经营活动。所以，文书档案信息资源管理方面需要依赖于数字化管理模式。
1.2 满足社会经济发展要求
社会经济的快速发展可以充分发挥出文书档案的价值，并且全面提升管理效率。在现代档案管理中数字化管理模式属于关键技术之一，通过互联网技术和计算机技术等现代数字技术加强档案管理，所以应当推广使用在文书档案管理中，促进档案信息管理的创新，满足不同部门对信息资源的需求。
2 文书档案数字化管理存在的问题
档案管理机构在文书档案管理期间加大人力物力投入，并且对其实施数字化加工处理。其中数字化加工主要是利用图片扫描方式将文书档案转化为电子档案，之后将电子文档录入到数据库中。在调取档案时可以利用对应路径检索档案信息。但是管理机构在实施管理期间未重视档案数字化信息的元数据，这样就影响了数字化管理效果，导致文书档案管理存在较多问题。
2.1 文书档案日常管理难度
现阶段，不同部门所包含的文书档案内容比较多，呈现出多样化形式。若仍然按照传统管理模式采用分类别管理方法，将会增加流程复杂度，并且降低管理效果。与此同时，管理人员需要花费较多时间管理文书档案，常常会出现疲倦感，对管理质量造成影响。从上述分析能够看出，传统管理模式存在较多问题，并且文书档案数量庞大，严重占用存储空间。再加上存储环境问题会损坏档案，所以急需要采用现代管理手段。
2.2 数字化管理的软件技术问题
为了提升文书档案管理质量，需要做好相关管理软件，操作系统和配套设施等，这样才能够确保文书档案检索便捷性和传输灵活性。随着信息技术的快速发展，计算机技术智能化逐渐体现，常常导致计算机硬件设施与文书档案管理软件出现不相容情况，无法有效读取文书档案信息，此种情况下会造成新的软件无法适用，对文书档案管理工作造成极大影响。
2.3 文书档案信息缺乏安全保障
在现代技术发展下文书档案信息管理工作较为简便，然而在信息安全方面还存在较多隐患。在现代网络环境下造成文档信息安全性和保密性低下的原因主要体现在以下方面：1）文书档案信息管理人员所导致的安全隐患问题。主要是由于管理人员综合素质不过关，缺乏保密意识和安全意识，特别是在发布信息时不注重管理和审核。其次，由于管理人员缺乏专业的网络安全知识和计算机安全知识，因此在管理和操作信息时没有根据相关程序实施，对重要数据资料没有做好备份。2）病毒侵袭和黑客攻击行为：由于互联网属于开放式网络，常常存在安全隐患，出现较多病毒危害网络安全。再加上黑客等不法分子恶意攻击管理系统，使文件资料处于相对危险环境。以上存在问题都在不同程度上影响文书档案信息收集和管理。
3 文书档案数字化管理模式问题的应对措施
3.1 建立档案信息管理机制
在现代信息技术发展背景下，不断扩大了信息技术应用范围，也在较大程度上提升了行业管理水平。所以为了全面提升文书档案数字化管理水平，关键之处在于建立和完善档案信息管理机制。
3.2 转变传统管理思想
不管何种企事业单位在发展期间都需要注重文书档案数字化管理工作的意义，这样能够为文书档案信息化管理提供良好的发展环境。所以企事业单位需要在未来发展规划中全面纳入文书档案数字化管理内容。在财务预算中包含文书档案数字化建设所需费用，有效适应处理文档资料数量和管理技术变更问题。购置数字化管理系统必需物品，例如数码相机，计算机以及信息设备等，为实际管理工作创建良好的硬件和软件环境。
3.3 建设文书档案管理平台
文书档案管理数字化平台不仅需要高效存储档案资料，还需要实现数据信息共享，全面促进文书档案的开发使用。所以在完成信息资料整合之后需要全面建立文书档案管理平台内部系统：首先，建立基础数据工作模块：由于企事业单位文书档案结构为多层次，因此在建立文书档案时需要充分体现出需求点和立足点。现阶段文书档案管理不仅需要记录基础数据，还需要满足个性化需求。对于粗放式管理模式來说，需要对档案信息重新优化调整，既需要反映出共性特点，也需要突出文件类型差异。因此基础数据模块包含统计决算数据，报告信息以及计划信息等类型。其次，文书档案数据模块：长期以来，管理人员都未正确认知文书档案管理工作，因此在收集档案信息资料时比较狭窄。若信息收集渠道比较单一，就会在较大程度上影响文书档案管理实效性，所以需要应用数据模块扩展文书档案数据。最后，实体存储模块：实体存储模块主要是将纸质版档案资料等存在归档必要性的资料作为数据模块实物的规范性文件，并且由专门的管理部门实施管理。从实施效果能够看出，此种管理，管理模式能够有效改善传统文书档案存储和检索弊端。利用文书档案的基本信息和数据能够及时调取和查阅所需内容，为了实现上述功能，需要及时更新档案资料，并且确保数据信息完整性。
3.4 数字化平台网络化建设
在文书档案数字化管理期间需要设施对应的工作模式，为了确保在较短时间内完成文书档案使用和阅读目的，提升各个部门的信息交流与沟通。需要完善和优化数字化内部管理措施，建立数字化平台网络化。除此之外还需要按照实际需求情况建立网络信息化共享系统，实现网络管理的远程传播和检索，有效结合电子信息技术和文书档案数字化管理。
4 结束语
综上所述，文书档案数字化建设需要长时间实践研究，确保档案管理人员与各部门人员密切交流和配合。当前，文书档案科学化的核心逐渐转变为计算机应用技术和信息化管理方式，在较大程度上提升了档案管理工作的准确性，实现真正意义上的数字化管理模式。
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